La ilusión del teletrabajo

¿Han visto cómo han aparecido decenas de personas que de pronto tienen años de experiencia trabajando en remoto y se ofrecen de voluntarios para ayudar al mundo a hacerlo de manera efectiva? Muchos, incluso ofreciendo buenas prácticas que, esencialmente, son guías para malvivir. ¿Qué cree usted que un taxista de Uber estaría haciendo en una para de transporte: ofreciéndose a enseñar a conducir, dado los años de experiencia que lleva haciéndolo, o haciendo viajes? Pues, nos enfrentamos a la misma situación. Gente intentando vender alguna “consultoría”.

Incluso cuando muchos gerentes y directores generales se han aventurado a decir que sus empleados se han volcado inmediatamente al teletrabajo, eso no es más que una campaña de mercadeo para posicionar el nombre de la empresa o sus productos, a través de la publicidad gratuita que dan los medios de comunicación, ávidos de cosas que no entienden bien y por ende su público mayoritario tampoco. El teletrabajo no es una idea o deseo novedoso o reciente, ni un fruto de la globalización. La Compañia Neerlandesa de Indias Orientales, allá por el siglo XV (quince), tenía decenas, si no cientos, de teletrabajadores. Wikipedia nos cuenta un poco del tema.

En esa época, era costumbre que una empresa se creara para realizar tan solo un viaje y luego fuese liquidada tras el retorno de la flota. La inversión en estas empresas de expedición era de muy alto riesgo, no sólo debido a los peligros habituales de la piratería, las enfermedades y el naufragio, sino también por las condiciones del mercado de especias, donde actuaba una demanda inelástica con una oferta relativamente elástica lo cual podía hacer que los precios cayeran justo en el momento equivocado, arruinando las perspectivas de rentabilidad.

La formación de «cárteles» destinados a controlar la oferta y gestionar este riesgo parecía una solución apropiada. Los ingleses habían sido los primeros en adoptar este enfoque, combinando sus recursos en un monopolio empresarial conocido como la Compañía Británica de las Indias Orientales o EIC (creada en 1600), amenazando con llevar a sus competidores neerlandeses a la ruina.

En 1602 el gobierno de las Provincias Unidas decidió hacer lo mismo, patrocinando la creación de una única «Compañía de las Indias Orientales», a la cual se le concedió el monopolio del comercio asiático. Los estatutos de la nueva sociedad la facultaban para construir fuertes, mantener ejércitos y celebrar tratados con los gobernantes asiáticos. La empresa existiría durante 21 años, presentando una contabilidad financiera sólo al final de cada década.

La EIC británica o la neerlandesa tenían trabajadores que pasaban la mayor parte del tiempo en el mar que en casa, y en los puertos, que creaban en las islas, a los que convirtieron en sus nuevas casas. Es decir, efectuar buena parte de las funciones y actividades para las que has sido contratado fuera de las oficinas de la empresa, no es algo nuevo, es el día a día de pescadores, transportistas, carteros, agentes de ventas, aeromozas, agentes de bolsa, etc.

Sin embargo, al parecer los frikis han socializado que la idea del teletrabajo es un ordenador más una persona. En ese orden de prioridad. Dejemos de lado el orden y vayamos al tema. ¿Se puede hacer efectivamente todo el trabajo desde un ordenador?. Surgen muchas preguntas, pero creo que las principales a responder son las siguientes:

¿Es posible que todos los empleados se conecten a la red al mismo tiempo?

Las conexiones de red permiten el intercambio de datos entre diferentes ordenadores, por esto se emplean ampliamente en las empresas que soportan buena parte de sus operaciones sobre una infraestructura informática. A medida de que una empresa trabaje más con datos y produzca información para sus operaciones, su uso de la informática será mayor. El sector financiero es precisamente el gran y viejo usuario de la informática, pues su actividad en esencia se trata de trabajar con números que representan dinero, en papeles o físico.

Las redes de datos que se emplean en las empresas tienen grandes capacidades, que se miden en la tasa de transferencia de bits por segundo. No es muy difícil encontrarse con redes que tienen tasas de transferencia del orden de Gigabits por segundo. Es decir, en un segundo se puede transferir una película completa de alta definición, la base de datos de todos los clientes del banco, etc. Por otro lado, las conexiones a Internet a nivel de última milla, es decir la que llega a las casas y empresas, usualmente se dan en tasas de transferencia de Megabits por segundo.

Cuando los empleados se conectan a una red corporativa desde su ordenador deben hacerlo a través de Internet usualmente, por un tema de costes. Las conexiones a menudo se dan a través de un mecanismo que establece un canal de comunicaciones virtual que cifra los datos que se intercambian y se denomina VPN. Si se transfieren 10 bytes, este mecanismo añade otros tantos al total transferido, producto de la cifrado (ofuscación) de los datos.

Si ha sido perspicaz, o simplemente ha empleado su sentido común, habrá notado que aquí hay un problema de magnitudes, en principio. La siguiente limitación es la cantidad de conexiones simultáneas que la infraestructura puede sostener adecuadamente. Sin entrar en detalles técnicos, la mayoría de conexiones a Internet son asimétricas en sus capacidades. Esto quiere decir que ofrecen una tasa de transferencia diferente para la carga y la descarga. Cuando visualiza un vídeo de YouTube se emplea la descarga. Pero cuando envía un correo a un cliente con el folleto de los productos, se utiliza la carga. La tasa de transferencia de descarga es generalmente más veloz que la de carga, un hecho que también tiene relación con la realidad de que es el modo de usar Internet más común. No es que la compañía de telecomunicaciones tenga algo contra usted.

La situación real, entonces es que no todas las empresas, grandes, medianas y pequeñas, van a poder hacer un uso efectivo del trabajo remoto por el hecho de que las conexiones a través de VPN emplean el modo de uso de carga de su conexión corporativa. Es decir, en este tipo de conexiones la red corporativa envía datos a los ordenadores de sus empleados. Si cinco empleados están consultando la base de datos de clientes para evaluar créditos, se envían 5 veces la cantidad de datos que ellos están consultando, y así con cada interacción con la red corporativa. Cuando se llega al límite las conexiones se degradan. La experiencia es similar a cuando intentabas ver el último episodio de tu serie favorita desde el móvil en el bus hace algunos años atrás o cuando tenías tu página web en un servidor en tu oficina y de pronto tu sitio web se hizo popular. Todo se hace muy lento, y no es por la distancia a tu centro de labores. No. Solo te contaré que en el sector de negociación de alta frecuencia (HFT) del mercado de capitales, las empresas buscan colocar sus centros de datos muy, pero muy cerca, de donde se encuentra el servidor de la bolsa de valores. Porque en ese negocio cualquier cosa que reste milisegundos en la transferencia de datos (que son las ordenes de compra-venta) es una desventaja.

Cómo abordar el teletrabajo

Posiblemente los mismos con décadas de experiencia en teletrabajo dirán ahora que esto se soluciona migrando a la nube. Bueno. Hay que saber que la nube en realidad es el ordenador de otra persona o empresa y que, aunque tenga redes con mayores capacidades en hardware y conectividad que la de tu empresa, no es ajena a sus limitaciones. Sin embargo, como la idea de estas empresas es hacer negocios las limitaciones se superan a través de diferentes mecanismos que tiene por objetivo hacer que la experiencia no se degrade tanto, con el coste adicional que esto naturalmente significará para el cliente. El viaje Tokio - Nueva York dura lo mismo, por lo menos hasta hoy, vayas en primera clase o en turista.

En base a lo previo debe plantearse ya mismo que no habrá posibilidad de 100% de trabajadores en modo teletrabajo. Luego, hay que distinguir los escenarios adecuadamente. Las empresas de software, que usualmente argumentan que son 100% teletrabajo, tienen flujos de trabajo distintos al común de empresas y que son en esencia parecidos a los de un medio de comunicación de prensa. Es decir, luego de asignadas las tareas cada empleado va a su ordenador y produce su tarea. En algunos casos necesitará copiar algo pero no necesita estar conectado y menos intercambiar información el 100% del tiempo. De hecho, su actividad es muy parecido al que estoy haciendo en este momento, escribo este artículo y lo envío cuando considero que está listo. La transferencia de datos es una sola vez por cada envío.

En cambio, los flujos de otras empresas y puestos laborales requieren que siempre intercambien información entre el ordenador que utiliza el empleado y la red o servidores centrales. Este es el caso de una tienda minorista, para obtener los precios recientes, generar las facturas y avisar a almacén para la reposición de los productos que se han llevado los voraces clientes. Un caso similar es el del sector de banca comercial en sus diferentes canales, ATM, virtual, tiendas, agentes u oficinas propias. Aquí es necesario que toda la red de ordenadores que existen en esos diferentes canales tenga conexión permanente con el servidor central. No porque les da la gana, sino por el simple hecho de que si un ordenador no lo hace puede registrar una operación, o dejar de hacerlo, y esto permita aprovecharse para el fraude.

Los requerimientos de conectividad, tasa de transferencia y valores en carga y descarga, capacidad de conexiones van a depender entonces de esa primera variable. La siguiente variable tiene que ver con el determinar quienes necesitan acceder e intercambiar información con la red corporativa. Aquí debe ayudarse del organigrama. Priorizar a quienes trabajan con datos e información con mayor frecuencia y medir si sus capacidades de conectividad pueden soportar esta carga. Implementar procesos en los que se reduzca la necesidad de intercambio de información con la red corporativa, o transferir este intercambio de datos en servicios de terceros. Por ejemplo, en lugar de que todos los empleados de ventas accedan al sistema para conocer los precios actuales, enviarles un resumen de los precios que han cambiado en la última semana a través del correo electrónico, WhatsApp, o publicar una sección de consulta de precios en su sitio web. De esta manera el intercambio de información se dirige a estos sitios y no a su red corporativa.

Naturalmente, como todo lo relacionado a la empresa, este proceso no es algo que se pueda hacer comprando una tecnología. La tecnología es simplemente una herramienta que ayuda en las operaciones de las empresas. La tecnología no es la razón del negocio. El negocio está en lo que hace y vende para obtener una rentabilidad. La tecnología es solamente una herramienta que ayuda a cierta parte de su negocio a ser más eficiente o eficaz. Por esto, no aborde el tema de teletrabajo como una transformación digital. A menos que cambie de rubro su negocio seguirá siendo el mismo. Si vende carne, seguirá vendiendo carne, quizá sus clientes ya no lleguen todos a su tienda y sus proveedores ya no tengan que visitarle cada semana para tomarle el pedido, pero seguirá comprando carne al ganadero, beneficiando la res y preparando los cortes que sus clientes le piden. Es este proceso el que le hace ganar dinero. No el tener una página web o una aplicación móvil. Si tiene la aplicación móvil y su producto es malo, o no entrega a tiempo, no tiene negocio. Tenga eso en cuenta y no se deje deslumbrar por la gente que habla en raro para parecer interesante. Cuando tenga que interactuar con ellos pídales que hablen en cristiano.

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ABC de los negocios y MBA en una oración. Vamos a cobrar el 1% de lo que les ahorramos con estas cosas.

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